Toplantı kültürünün tarihsel gelişimi

Toplantı kültürünün insanlık tarihi kadar eski olduğunu, ilk toplantının Hz. Adem ile Hz. Havva arasında yapıldığını söylersek hata etmiş olmayız.

Kitlesel toplantı kültürünün ilk örneklerine Mezopotamya’da, Yunan şehir devletlerinde, Isparta’da, Atina’da, Roma’da, Katolik Hıristiyanların “Konsil” uygulamalarında rastlıyoruz.

Eski Türk devletlerinde hükümdarların çok sayıda danışman bulundurduğu ve önemli kararların kurultaylarda alındığı bilinmektedir.

Sebe Kraliçesi Belkıs’ın devlet yönetimine ilişkin işlerde kavminin önde gelenleriyle müzakere ettiği Kur’an’da (Neml/29-35) zikredilir.

İslâm öncesi dönemde Araplar da şehir devletlerinde ve aşiret yönetimlerinde toplantı kültürünü uygulamışlardır. Mekke şehir devleti Dârünnedve’den yürütülüyordu.

İslam sonrası, Kur’an ayetlerinde ve Hz. Peygamber’in sünnetinde (istişare kavramı kapsamında) toplantı kültürünün çok önemli bir yer aldığını, hakkında vahiy olmayan önemli konulardaki kararların istişare ile alındığını biliyoruz.

…

Tarihte olduğu gibi, günümüz sosyal yaşamında da toplantılar önemini korumaktadır. Bilinen en etkin yönetim sistemi olan demokrasilerde kurumlar genel olarak toplantı kültürüne dayanıyor. Yasama yetkisi halkın seçtiği meclisler, yürütme yetkisi bakanlar kurulu, yargı yetkisi Yargıtay, Danıştay, Anayasa Mahkemesi gibi üst kurullar vasıtasıyla kullanılıyor.

Özetle, toplantı kültürü sosyal yaşamımızı tümüyle kuşatıyor.

Özellikle başarının ekip çalışmasına endekslendiği günümüzde toplantıların önemi daha da artmış durumda.

Toplantının faydaları

Sonuçları bir kişiyi ilgilendiren kararlar doğrudan o kişi tarafından alınır. Ancak sonuçları birden fazla kişiyi ilgilendiren konularda, ideal olarak, ortak karar alınması ihtilafları önler ve sosyal huzura katkı sağlar.

Tarafların çok olduğu konularda, herkesin katılması mümkün ve pratik olmadığından, ilgili kişileri temsilen bazı kişiler karar süreçlerine katılırlar.

Kişisel karar yerine grup kararı alınması ile şu faydalar sağlanır:

• Farklı görüşler tartışılarak karar alınacağı için, grup kararları bir kişinin alacağı kararlardan daha isabetli olur.
• Kararlar daha çabuk benimsenir ve daha kolay uygulamaya geçirilir.
• Sorumluluk duygusu ve teşebbüs ruhu gelişir.
• Toplumun fikir seviyesi yükselir.
• Düşünen ve tefekkür eden insanların sayısı artar.
• Alternatif görüş ve düşünceler gelişir.
• İdarecilerin kontrolü için ortam oluşur.
• Karşılıklı ülfet, yakınlık, sevgi, saygı ve güven artar, korku ve tedirginlik azalır.
• İdarecilerin merhamet ve şefkat duyguları gelişir.
• Yöneticilerin sorumsuz davranışları engellenir veya dizginlenir.

Faydası olmayan veya zarar veren toplantılar

Müzakereyi değil münakaşayı (cedelleşmeyi) veya kavgayı esas alan, karar vericinin kararını tasdik için yapılan formalite toplantılar, karar alınamayan toplantılar faydalı olmak şöyle dursun zararlı hale de gelebilirler. Bu tür toplantılar toplantı kurumuna duyulan güveni de sarsar.

Faydalı ve başarılı toplantının özellikleri

• Toplantının günü, saati, gündemi, katılımcılara önceden bildirilir. Taraflar gündemle ilgili hazırlık yaparlar.
• Katılımcıların tamamı görüşlerini hiçbir baskıya maruz kalmadan ifade ederler, katılımcılık esastır.
• Zaman iyi kullanılır, müzakereler uzatılmaz, kıvamında tutulur. Gündem maddelerinin hepsinin görüşülmesi hedeflenir.
• Bazı kararlar ertelense de karar yoksa toplantının başarılı olduğu söylenemez.
• Çatışmaların önlenmesi, yönetim otoritesinin sarsılmaması ve yönetimde bölünmeye yol açılmaması için, uzmanların yönetimin yetki alanına girmemesine özen gösterilir. Kural: Danışman karar vermez görüş bildirir, karar sorumluluğu yöneticiye aittir.
• 5N 1K (Ne, nerede, ne zaman, nasıl, niçin, kim tarafından) formülüne uygun kararlar alınır.
• Toplantı notları ve alınan kararlar ilgililere dağıtılır, kararların uygulanması takip edilir.
• Toplantı sonrasında toplantı kararları (özellikle toplantıya katılanlar tarafından) sorgulanmaz, uygulanır.
• Toplantı dışında, çok özel bir durum olmadıkça, toplantı konularında kişiler birbirini meşgul etmez, birebir görüşmeler kısa tutulur.
• Yönetim alınan kararların arkasında güçlü bir şekilde durur. Yönetimin destek vermediği kararların başarılı uygulanma şansı yoktur.
• Sonuca bağlanmayan ve uygulanmayan kararlar için harcanan zaman ve enerji israf demektir. Zaman ve enerji israfının yanında, uygulanmayan içi boş kararlar, sonradan alınacak kararların ciddiyetini ve güvenilirliğini de olumsuz yönde etkiler.

Toplantı ve istişare kültürü ile ilgili detay bilgi için bakınız:

İstişare ve danışma