Türkiye’de ve Almanya’da pasaport kontrolü

Almanya’ya sık seyahat yaptığım dönemde, bazı gurbetçilerimizin gümrük geçişlerindeki tavırları dikkatimi çekerdi. Almanya’ya vardığımızda pasaport kontrolünde herkes sarı çizgiye titizlikle uyar, görevli davet etmedikçe sarı çizgiyi geçmezlerdi. Fakat Türkiye’ye dönüşte, bazı gurbetçilerimizin sarı çizgiyi çok önemsemediklerini, görevli memur uyarana kadar sarı çizgi ihlali yaptıklarını görürdüm. Aynı kişiler Alman pasaport kontrolünde çok daha dikkatli oldukları halde, Türkiye’de dikkatsiz davranıyorlardı. Muhtemelen Almanya’da uygulanacak yaptırımın caydırıcılığı ve Türkiye’deki yaptırımsızlığın biliniyor olması buna yol açıyordu. Her ne sebepten olursa olsun bulunulan ortam davranış kalıplarını etkiliyordu.

Tek taraflı kibarlık

Genel müdür asistanı değişmişti. Yeni asistan çok kibar ve saygılıydı. Genel müdüre çay, kahve servisi yapacağı zamanlarda diğer mesai arkadaşlarına da bir şey isteyip istemediklerini sorardı. Bir ay kadar geçtikten sonra asistan mesai arkadaşlarına isteklerini sormaz oldu. Muhtemelen şöyle düşündü: Kibarlık karşılıklıdır. Kendisi diğer mesai arkadaşlarına nasıl ikramda bulunuyorsa onların da ikramda bulunması gerekirdi. Bu davranışı tek taraflı sürdürme kişisel zafiyet olarak algılanabilir veya böyle algılanmasa da iyi niyeti istismar ediliyor olabilirdi. En iyisi ortama uyum sağlamak herkes gibi davranmaktı.

Harcamaların kontrolü

Finans bölümünde bir uzman, ödenmek üzere gelen fatura ve belgelerin incelenmesiyle görevlendirildi.

Bir satış personelinin yaptığı seyahat harcaması uzmanın dikkatini çekti. Aynı benzin istasyonunda 15 dakika aralıkla iki adet yakıt fişi alınmıştı. Uzman evrakı genel müdüre gösterdi.

Genel müdür, bu satışçıyı tanıyordu. Çok iyi bir satışçıydı. Moralinin bozulmaması gerekiyordu. Genel müdürün verdiği bilgiye göre, küçük tutarlı usulsüzlükler işin doğasından kaynaklanıyordu. Satışçıların belgesiz harcamaları oluyordu. Belgesiz harcamaları karşılamak için bazen buna benzer ek faturalar alıyorlardı. Genel müdürün inisiyatifiyle fatura bedelleri ödendi.

Uzman kontrollere devam ediyordu. Yine bir satışçının yüksek otel faturası dikkatini çekti. Oteli arayarak fatura hakkında bilgi istedi. Faturanın iki çocuklu bir ailenin konaklamasına ait olduğunu öğrendi. Satış personeli seyahate ailesini de götürmüş ve faturanın tamamını şirkete göndermişti. Uzman daha önce yaptığı gibi, genel müdürle görüştü. Genel müdür satışçının yanlış yaptığını kabul etti. Ancak bu tür olaylarda düzeltmelerin ani yapılmamasını, aşamalı geçiş uygulanmasını tercih ediyordu. Bir iç yazı ile önce uyarı yapılması ve uyarıdan sonra bu tür olayların sorgulanması kararı verdi. Bu fatura da ilgili satışçıya ödendi.

İki defa yakıt fişi alarak harcırah alan satışçı, başarılı satışlarına devam etti. Başarılarına bağlı olarak terfi alıyordu. Son olarak şube müdürlüğü görevine atandı.

Bir süre sonra, patrona şube müdürü hakkında bir ihbar mektubu geldi. İhbar mektubunda, şube müdürünün satış etkinliklerinde katılımcı sayısını fazla göstererek yüksek etkinlik faturaları aldığı iddia ediliyordu. İddialar üç kişilik bir ekip tarafından incelendi, doğrulandı ve şube müdürü işten çıkartıldı.

…

Üç olayda da kişilerin davranışlarının yaşanılan ortamdan etkilendiğini görüyoruz. “Üzüm üzüme baka baka kararır”, “Körle yatan şaşı kalkar” ata sözleri de bu sosyolojik-psikolojik gerçeği ifade ediyor.

COSO İç kontrol modeli ve kontrol ortamı

COSO, kontrol faaliyetleriyle ilgili olarak bilinen en etkin küresel uygulama modelidir.

Açılımı, “Committee of Sponsoring Organisations” olan COSO, beş unsura dayanır: Kontrol ortamı, risk değerlendirmesi, kontrol faaliyetleri, bilgi sistemi ve iletişim, izleme/gözlemleme.

Yazının başında anlattığımız üç olayda davranışlarla yaşanılan ortam arasındaki ilişkiye işaret etmiştik. COSO modelindeki kontrol ortamı da aynı gerçekliğe işaret ediyor. Kontrol ortamı, etkin iç kontrolün temelini oluşturur, yönetim ve çalışanlardaki kontrol bilincini ve farkındalığı etkiler.

Kontrol ortamını etkileyen önemli faktörler:

• Yönetim felsefesi ve faaliyet biçimi: Yönetimin usulsüzlük ve verimsizliklere karşı tavrı, kurumsal yönetim yaklaşımı, kontrol ve denetim kültürü kontrol ortamının en etkin belirleyicisidir.
• Kontrol yöntemleri: Bütçe, raporlama ve iç denetim yöntemlerinin kullanılmasını içerir.
• Dürüstlük ve diğer etik değerlerin iletişimi ve yaptırımı: Bu değerlerin belirlenmesi, takibi, uyumsuzluklar karşısındaki yaklaşımlar.
• Kurumsal yapı ve kurumsal iletişimden sorumlu olanlar: Kurumsal yapı ve iletişimden sorumlu olanların deneyimleri, itibarları, iş ve süreçlere hâkimiyetleri, denetçilerle ilişkileri kontrol ortamının önemli bileşenlerindendir.
• Organizasyon yapısı: İşletmenin amaçlarına ulaşmak için oluşturduğu organizasyon yapısının kontrol mekanizmalarına açıklığı, hedeflere uygunluğu.
• Yetki ve sorumlulukların dağıtımı, görevler ayrılığı ilkesinin uygulanması.
• İnsan kaynakları politika, uygulama ve süreçlerinin liyakat, başarı ve verim odaklı olup olmadığı.

Sıralanmış olan faktörlerin etkinliği ve verimliliği yapılacak kontrol çalışmalarını doğrudan etkiler. Kontrol ortamının (temelinin) zayıf olması halinde hangi tedbir alınırsa alınsın başarılı bir kontrol sistemi kurulamaz.

Yaşanılan sosyal ortam herkesi etkiler mi?

Sosyolojik olaylarda istisnasız genellemeler yapılması doğru değildir. Yukarda açıkladığımız ortamlarda yaşadığı halde, peygamberler, bazı kanaat önderleri, ilkeli yaşamayı tercih edenler gibi, ortamdan etkilenmeyen insanlar da vardır. Hatta bu insanlardan bazıları yaşadıkları ortamdan etkilenmek bir yana yaşadıkları ortamı değiştirirler. Ancak sosyal mekanizmalar istisnai insanlara göre değil, ortalama insanlara göre kurgulanırlar.

Şu hâlde yaşadığımız ortam bozuksa, necasetten taharet gibi, iyileşme ve başarı için öncelikle ve elbirliğiyle yaşadığımız ortamı ıslah etmeye çalışmalıyız.

Kontrol ortamı ile ilgili detay bilgi için

Kontrol ve denetim faaliyetleri