Aidiyeti şüpheli olmakla birlikte içerdiği nükte sebebiyle Nasreddin Hoca’ya atfedilen bir fıkra vardır: Hoca, her gün iki ülke arasında eşeklerle gidip gelir. Sınır muhafızları her seferinde yükleri didik didik arar; çuvallar açılır, samanlar elenir. Ama kaçak bir eşya bulunamaz. Aradan yıllar geçer, Hoca zenginleşir. İşin sırrı sorulduğunda şu cevabı verir:

“Ben yük kaçırmadım, eşek kaçırdım.”

Bu fıkra, sistemin ve insan zihninin nasıl çalıştığına dair güçlü bir uyarıdır. Muhafızların problemi bilgi eksikliği değil, odak hatasıdır. Aradıkları şeye o kadar yoğunlaşmışlardır ki, gözlerinin önündeki asıl meseleyi göremez hâle gelirler.

Bürokrasi neye odaklanıyor?

Odaklanma çağındayız. Herkes daha iyi odaklanmaktan, daha verimli çalışmaktan bahsediyor.

Ama şu soruyu nadiren soruyoruz:

“Neye odaklanıyoruz?”

Yanlış yere odaklanmış bir zihin, ne kadar disiplinli olursa olsun bazı şeyleri ıskalar.

Bazen dikkat, gerçeği ortaya çıkarmak yerine onu örter.

İş yaşamında zaman zaman şuna rastlarız:

Prosedürler vardır, evrak kusursuzdur ama fark edilmeyen önemli kaçaklar vardır.

Çünkü saman düzgün yığılmıştır, ama eşekler birer birer gitmiştir.

Bürokrasi, düzen ve güvenlik üretmenin aracıdır. Ancak zamanla araçlar amaçların önüne geçer.

Formlar, prosedürler, kontrol listeleri ve tablolarla bir şeyler aranır, ölçülür, raporlanır.

Ama çoğu zaman şu sorular sorulmaz:

· Bu süreç gerçekten neyi koruyor?

· Asıl risk nerede?

· Kontrol noktaları geçerliliğini koruyor mu?

· Görünmeyen ama sonucu önemli derecede etkileyen kontrol dışı unsurlar var mı?

Ölçülemeyenlerin ihmal edilmesi

Denetim kültürü, doğası gereği ölçülebilir olana odaklanır.

Ölçülemeyen şeyler –niyet, etik, basiret, sezgi, ilişki kalitesi– arka plana itilir.

Oysa;

· Yetkinlik yerine sadakat,

· Uzmanlık yerine uyum,

· Uzun vadeli sürdürülebilirlik yerine kısa vadeli karlılık öne çıkarılarak da şirket zarara uğratılır.

Bunların hiçbiri çuvallarda bulunmaz, hepsi eşekle birlikte sessizce geçer gider.

Algı körlüğü

Psikolojide “algı körlüğü” diye bir kavram vardır. İnsan, zihninde bir şablon oluşturduğunda, ona uymayan şeyleri gerçekten görmez.

Muhafızlar kaçak eşya aramaktadır. Eşek, onların zihninde kaçak unsuru değildir. Bu yüzden görünmez olur.

İş yaşamında da benzer bir durum yaşanır:

· Yönetici rapora bakar, insanı görmez.

· Denetçi sayıya bakar, sistemi görmez.

· Kurum mevzuata bakar, maksadı görmez.

Sorun dikkatsizlik değil; yanlış yere odaklanmış dikkattir.

Odaklanma kaybının sebepleri

Odaklanma kaybının başlıca sebepleri şunlardır:

Sistem bağlılığı:

Sistemler çoğu zaman sorgulanmadan uygulanır. Sorgulamadan uygulamaya yönlendirilen dikkat, insanları bakar ama görmez hâle getirir.

Sorumluluktan kaçınma:

İnsanlar kendilerini kolayca savunabilecekleri uygulamaları tercih ederler. Mevcut prosedürü eksiksiz uygulayan çalışan, sonuç hatalı da olsa, sorumluluk almaz. Prosedür dışına çıkması halinde sorumlu olur. Prosedür dışına çıkmak ise risklidir. Bu sebeple daha doğru olabileceğini fark ettiği bir yolu bile tercih etmeyebilir.

Hız ve aşırı iş yükü:

Hız, dikkati keskinleştirmez daraltır. Yoğunluk arttıkça dikkat daralır, perspektif kaybolur.

Alışılmış olanı tolere etme:

Zihin, alışılmış olanı risk dışı ilan eder. “Bizden biri” denetlenmez, “hep böyleydi” etiketi sorgulanmaz, “sorun çıkarmaz” olanlar izlenmez. Eşek gözümüzün önünde durur ama zihnimiz onu önemsiz ilan etmiştir.

Önemli konulara odaklanmak

Odak kaybını gidererek önemli konulara odaklanmak için uygulanabilecek bazı teknikler:

· Önemlilik ve önceliklerin gözden geçirilmesi: İş ve kontrollerdeki önemlilik ve öncelik sıralaması en geç yılda bir kez yeniden değerlendirilir.

· Risk odaklı yönetim: Toplantılarda, denetimlerde, raporlarda şu soru ritüel hâline getirilmelidir: “Bu işte en büyük risk nerede? Ve biz şu an neye bakıyoruz?”

· Prosedür ve süreçlerin güncellenmesi: Prosedür ve süreçler en geç yılda bir kez risk odaklı mantıkla gözden geçirilir.

· Büyük resme bakmak: Bazen detaya inmek yerine geri çekilip konuya üstten bakmak gerekir.

· Ölçülemeyeni bilinçli olarak gündeme almak: Kurumsal hayat ölçülebileni kutsar. Bunu dengelemek için bazen toplantı gündemine bilinçli olarak güven seviyesi, itibar, adalet algısı gibi ölçülemeyen maddeler eklenir. Bu konular konuşuldukça görünür hâle gelir.

· Karşıt rol ataması: Önemli kararlarda bir kişiye resmî olarak şu görev verilir: “Hepimizin kaçırdığı eşek ne olabilir?” Bu kişi detayları değil, varsayımları sorgular. Bu uygulama, muhalefeti kişisel olmaktan çıkarır.

· Hız freni koymak: önemli kararlar için “48 saat kuralı” uygulanır. Karar alındıktan sonra uygulanmaz, bekletilir. Bekleme süresinden sonra tek bir soru sorulur: “Aldığımız kararla ilgili rahatsız eden bir şey var mı?”

· Sorunu erken görmenin teşvik edilmesi: Potansiyel bir sorunu erken görmek değerli sayılır. İnsanlar ancak bedel ödemeden hakikati söyleyebildiklerinde eşeği gösterirler.

…

Samanla uğraşmak “emek”, eşeği görmek “cesaret” ister.

İş yaşamında gerçek odaklanma:

· Sadece “daha fazla dikkat” göstermek değil,

· “Daha doğru yere bakma” iradesi gösterebilmektir.

Bürokraside, kurumlarda, hayatta…

Bazen çözüm, aynı şeyleri daha fazla denetlemekte değil; odağı doğru yere çevirmekte gizlidir.