Telaş, zaman yönetimi ve planlama

“Alice Harikalar Diyarında” kitabını birçoğunuz okumuşsunuzdur. Kitabın sevimli kahramanı beyaz tavşan, boynundaki kocaman saatiyle hızla koşarken seslenir: “Geç kaldım, geç kaldım, merhaba veya hoşça kal demeye vaktim yok.”

Bilmiyorum sizler iş yaşamında veya yaşamınızın bütününde ne kadar “Merhaba veya hoşça kal demeye bile vaktim yok” diyen Beyaz Tavşan’ın telaşını hissediyorsunuz? Zaman sizi ne kadar zorluyor?

Bu satırları HBR Türkiye’nin bir sayısından alıntıladım (1). İş yaşamımıza biraz dışarıdan baktığımızda, yaşadığımız telaş hali ile Beyaz Tavşan’ın koşturmacası arasında ciddi benzerlikler olduğunu fark etmek zor değil.

Peki Beyaz Tavşan gibi, sanki vakit tükenmişçesine sürekli koşuyorsak; biraz yavaşlasak, hatta kısacık bir durup soluklansak neler değişir hayatımızda?

Zaman ve zaman yönetimi

Zaman son derece göreceli, hatta biraz felsefi bir kavram olsa da herkesin kabul edeceği gerçek şu: Zamanı temsil eden bir gün, tüm insanlar için 24 saatten oluşan bir yaşam dilimi…

Zaman, tüm insanlara sunulan adil bir kaynaktır. Zengin-fakir, genç-yaşlı, kadın-erkek ayrımı olmaksızın hepimiz için günlük zaman 24 saat… Kim olursak olalım, ne iş yapıyorsak yapalım her birimiz bir günü 24 saat olarak yaşıyoruz.

Farklılık, sahip olduğumuz 24 saati kullanış tarzımızda başlıyor. Kimimize bol bol yeten saatler kimimize yetmiyor. Kimimiz içinde ilerlediğimiz zaman yolculuğunda keyifle yol alırken kimimiz de zamanla yarışma, süregiden bir kalp çarpıntısı ve “yetişme ve yetiştirme” telaşı içinde buluyoruz kendimizi.

İlginç olan şu: Çoğumuz zamanı bu şekilde tüketiyor olsak da aslında arzumuz bunun tam tersi. Zamanı doya doya yaşamak, planladıklarımızı hayata geçirebilmek istiyoruz. İşte bu istek, bizi “zaman yönetimi” kavramına götürüyor (1).

Oysa zaman yönetimiyle yapmaya çalıştığımız şey, başı ve sonu belli olan zamanı yönetmek değil; o zamanın içinde kendimizi yönetmeyi öğrenmek.

Zaman–insan ilişkisi; geçmiş, gelecek ve içinde bulunduğumuz “şimdi” arasındaki farkı fark edebilmekle başlıyor. Son yıllarda sıkça duyduğumuz “mindfulness” (an farkındalığı, şimdi ve burada olma hâli) kavramının iş yaşamında ve liderlik tartışmalarında bu kadar öne çıkmasının bir sebebi de bu. Zamanı fark etmeden tüketmek yerine, farkındalıkla kullanmaya her zamankinden daha fazla ihtiyacımız var.

Sağlıklı zaman yönetimi yalnızca iş hayatını değil, özel yaşamı da kapsar. Bu noktada en temel araçlardan biri, yapılacak işleri önem ve aciliyetlerine göre önceliklendirebilmektir.

Zaman planlaması ve telaş

Planlı yaşam, bilinçli tercihlerin ve önceliklerin esas alındığı bir hayat tarzıdır.

· Amaçlar nettir; kısa, orta ve uzun vadeli hedefler vardır.

· Zaman, enerji ve kaynaklar bu hedeflere göre dağıtılır.

· Günlük koşuşturma olsa bile kişi neye neden koştuğunu bilir.

· Kontrol duygusu yüksektir; kişi hayatının öznesidir.

· Planlı yaşayan biri her an meşgul olmak zorunda değildir; gerektiğinde durur, düşünür ve yeniden yön belirler. Bu sebeple plan, bir baskı değil yol haritası işlevi görür.

Telaşlı yaşam ise çoğunlukla tepkisel ve savrulan bir yaşam biçimidir.

· Öncelikler belirsizdir; acil olan, önemli olanın önüne geçer.

· Sürekli bir yetişme ve kaçırma duygusu vardır.

· Kişi zamanı kontrollü kullanamaz, zamanın içinde adeta savrularak yaşar.

· Çok iş yapılır ama az sonuç alınır.

· Yorgunluk, huzursuzluk ve tatminsizlik hâkimdir.

· Telaşlı yaşayan biri genellikle “meşgul”dür; fakat bu meşguliyetin anlamlı bir hedefle bağlantısı zayıftır.

Planlama acil işlere ve telaşa engel olur mu?

İyi bir planlama acil işleri tamamen ortadan kaldırmaz; fakat sayısını ve yıkıcılığını ciddi biçimde azaltır.

İyi bir planlama;

· “Son anda” yapılmak zorunda kalan işleri,

· Sürekli yangın söndürme hâlini,