Bürokrasi, mecazi anlamda “kırtasiye işlerini öne sürerek işlemleri zorlaştırma” olarak tanımlanır.
Bu tanımdan da anlaşılacağı üzere bürokrasi, günlük dilde çoğunlukla negatif bir çağrışım taşır. Yavaşlık, hantallık, yeniliği ve gelişimi engelleme gibi kavramlar bürokrasiyle birlikte anılır.
Peki bu algıdan hareketle bürokrasiyi başlı başına kötü bir uygulama olarak tanımlayabilir miyiz?
Cevap net: Hayır. Bürokrasi doğası gereği kötü değildir. Ama dozu, amacı ve insan kalitesiyle ilişkisi bozulduğunda ciddi zararlara yol açar.
İyi tasarlanmış ve ölçülü bir bürokrasi sayesinde:
· Öngörülebilirlik sağlanır.
· Adalet ve eşitlik ilkesinin uygulanması kolaylaşır.
· Keyfilik önlenir; kişilere değil kurallara bağlılık esas alınır.
· Kurumsal hafıza oluşur.
Özetle, ölçülü bürokrasi kurumsallaşmanın asgari sigortasıdır.
Sorumluluk bilinci ve bürokrasi
Sorumluluk bilinci ile bürokrasi arasında ters orantılı bir ilişki vardır.
Sorumluluk bilinci düştükçe bürokrasi artar; sorumluluk bilinci arttıkça da bürokrasi azalır.
Ne zaman bürokrasiden söz edilse, zihnime Bakara Suresi’nde anlatılan meşhur kurban kıssası gelir:
Bir zaman Musa kavmine, “Allah size bir inek kesmenizi emrediyor” demiş; onlar da “Bizimle alay mı ediyorsun!” demişlerdi. Musa, “Cahillerden olmaktan Allah’a sığınırım!” dedi (67).
“Bizim adımıza rabbine dua et de onun nasıl olduğunu bize açıklasın” dediler. Musa dedi ki: “Allah şöyle buyuruyor: ‘O, yaşlı da değil düve de değil; ikisinin arası bir inek olacak.’ Haydi, size emredileni yapın (68).”
“Bizim için rabbine dua et de renginin nasıl olacağını bize açıklasın” dediler. Musa, “O buyuruyor ki: Rengi parlak sarı, bakanların içini açan bir inek olacak” dedi (69).
Yine, “Bizim için rabbine dua et de onun nasıl bir şey olduğunu bize iyice açıklasın; çünkü bu sığır bize ayırt edilemez geldi; inşallah doğrusunu buluruz” dediler (71).
Musa, “Rabbim şöyle buyuruyor, dedi: O, henüz boyunduruk altına alınıp yer sürmemiş, ekin sulamamış, serbest dolaşan ve alacası bulunmayan bir inektir.” “İşte şimdi doğrusunu anlattın” dediler ve ineği (bulup) kestiler, ama az daha (bunu) yapmayacaklardı (72).
Bu ayetlerde, sorumluluk bilinci zayıf olan, kendilerine emredilen kurban yükümlülüğünü yerine getirmek istemeyen Yahudi kavminin hikayesi anlatılmaktadır (1).
Hz. Musa’nın kavmine ilettiği açık bir emir, sorumluluktan kaçınan bir zihniyet nedeniyle giderek karmaşık hale getirilir. Art arda sorulan sorular, işin özünü değil ayrıntılarını büyütür. Sonunda yapılması istenen iş zorlaşır; neredeyse yapılamayacak noktaya gelir.
Oysa kendilerine emredilen yükümlülüğü, eldeki imkânlar çerçevesinde ve samimiyetle yerine getirmiş olsalardı, süreç son derece basit olacaktı.
İş yaşamında da tablo büyük ölçüde aynıdır.
İnsanlar iş yapmamak, sorumluluk almamak veya riskten kaçınmak için mazeretler ürettikçe, her bir mazerete karşılık yeni bir kural, prosedür ve kontrol mekanizması geliştirilir.
Buna karşılık, işini sorumluluk bilinciyle yapan kişiler için ayrıntılı talimatlara ve aşırı tanımlara ihtiyaç kalmaz
İnsan niteliği ve bürokrasi
Sosyal hayatta yaygın bir kanaat vardır: Nitelikli insanların bürokrasiye daha yatkın olduğu, nitelik arttıkça kuralların da artacağı düşünülür.
Oysa pratikte çoğu zaman tam tersi görülür.
İnsan niteliği yükseldikçe kurallar azalır; nitelik düştükçe kurallar çoğalır.
Yüksek nitelikli insan:
· Görevin amacını doğru kavrar.
· Gri alanlarda talimat beklemek yerine inisiyatif alır.
· İşin daha iyi yapılacağına inandığı noktalarda esneklik gösterebilir.
Nitelikli insanların çoğunlukta olduğu ortamlarda:
· Denetim ihtiyacı azalır.
· Süreçler daha yalınlaşır ve sadeleşir.
· Verilen sözler bağlayıcı kabul edilir.
Buna karşılık düşük nitelikli insan:
· Kendisine verilen metne sıkı sıkıya tutunur.
· İnisiyatif alamaz, hata yapmamak için sürekli yeni talimat bekler
Düşük nitelikli insanların yoğun olduğu ortamlarda ise:
· Her şeyin yazılı olması gerekir.
· Her adım kayıt altına alınır.
· Onay mekanizmaları çoğalır.
· İnsana duyulan güven azaldıkça kural ve prosedürler artar.
Bu tür ortamlarda bürokrasi yoğunlaştıkça:
· İnisiyatif kaybolur.
· Öğrenme hızı düşer.
· Nitelikli çalışanlarda bezginlik başlar.
Bir süre sonra nitelikli insanlar ya işletmeyi terk eder ya da hayatta kalabilmek için niteliksiz gibi davranmayı öğrenir.
Böylece kısır bir döngü oluşur: Aşırı bürokrasi niteliği aşağı çeker; düşen nitelik bürokrasiyi besler.
…
İşletmenin faaliyet alanına ve kurum kültürüne bağlı olarak, belirli bir seviyeye kadar bürokrasi; öngörülebilirlik, adalet, şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkelerini destekler. Bu yönüyle dengeli bir bürokrasi, kurumsal yönetim için bir sigorta işlevi görür.
Ancak denge bozulduğunda ortaya çıkan aşırı bürokrasi; niteliği törpüler, gelişmeyi yavaşlatır ve kurumu içten içe zayıflatır.
Aşırı bürokrasi hastalığına karşı en etkili koruyucu hekimlik, sorumluluk bilincine sahip, nitelikli insanlarla çalışmaktır.
(1)https://kuran.diyanet.gov.tr/tefsir/Bakara-suresi/74/67-73-ayet-tefsiri
